Если говорить кратко, то для подготовки мероприятия важно:

 понять, зачем его проводить, соответствует ли оно целям вашей группы,

 найти замечательную идею, т.е. ту изюминку, благодаря которой вы надеетесь достичь поставленных задач, и сделать это лучше других,

 разработать механизм реализации и составить календарный план,

 определить задачи, сроки, необходимые ресурсы и ответственных,

 определить, как вы будете оценивать результаты деятельности.

Более подробное планирование предполагает следующие шаги (на примере лагеря).

1. Какова миссия и цель деятельности организации? Каковы сильные и слабые стороны современного положения дел, каковы текущие проблемы деятельности, каким образом их можно решить (логика SWOT-анализа)? Какой путь кажется вам наиболее эффективным? На этапе первичного планирования производится отбор того мероприятия, над которым дальше предстоит работать. Проверьте себя: зачем устраивается мероприятие, нужно ли оно для достижения поставленной цели? Узнайте общественное мнение по поводу ваших идей, будет ли кто-то участвовать в предлагаемых вами делах. Итог: четко сформулированные цели и задачи мероприятия, приблизительные сроки и содержание.

2. Каков ваш кадровый потенциал? Кто сможет принять участие в планируемом мероприятии и насколько серьезно он готов включиться в работу? Подумайте, какие партнеры могут быть у вашего мероприятия. Составьте лист контактов и переговорите с этими людьми, за какую область они готовы принять ответственность, чем могут помочь, какого вознаграждения ожидают. Итог: список организаторов с их координатами и указанием полномочий и ответственности.

3. Встречи с организаторами мероприятия: обсуждение задач мероприятия, иерархии и правил совместной работы. Какую программу мероприятий вы планируете (подъем-отбой, питание, исповедь и богослужение, труд, спорт, семинары, игры, поход, встречи гостей)? Как она будет способствовать выполнению поставленных задач? Итог: составление списка мероприятий с их обоснованием (механизм реализации), критерии достижения поставленных задач, назначение ответственных, а также пресс-релиз по мероприятию.

4. Разработка календарного плана подготовки и проведения мероприятия, обучение и задания организаторам.

№ дело срок ответственный необходимые ресурсы отметка о выполнении

5. Теперь нужно заняться составлением списка участников мероприятия, их оповещением. Именно от их количества и качественного состава зависит формат мероприятия и необходимые вам ресурсы. Итог: общий список участников, лучше с характеристикой.

6. Что у вас есть в наличии (транспорт, место, питание, сон, гигиена, спортивный и трудовой инвентарь, спецснаряжение, методические материалы)? Что нужно будет приобретать дополнительно? Что нужно будет дополнительно разработать из методических материалов? Итог: список имеющихся и необходимых к приобретению и разработке ресурсов.

7. Постоянный контроль по ходу подготовки мероприятия, регулярные встречи.

8. Организационное собрание участников. На нем обсуждаются сроки, цели и программа мероприятия, правила для участвующих, собирается вступительный взнос. Даются сведения о транспортировке, месте жительства, погоде, инвентаре, одежде, обуви, посуде, дежурстве и работах. Проговаривается программа мероприятия и результаты в личностном росте для каждого. Итог: полная информированность участников (и их родителей).

9. Начало программы. Регулярные ежедневные планерки, обмен мнениями и эмоциями, совместные праздники для сплочения коллектива. Контроль деятельности по разработанным ранее критериям. Отслеживание промежуточных результатов. Итог: регулярный контроль и корректировка программы. Информирование заинтересованных лиц о ходе проведения мероприятия.

10. Завершение мероприятия. Распространение документов и данных, наработанных за время мероприятия. Итоговая проверка и поощрение участников. Каково мнение участников о проведенном мероприятии? Достигнуты ли планируемые результаты? Итог: составление отчета о мероприятии, рекомендаций на будущее, архивация методических материалов.